Gestion des articles et des stocks
Qu’est-ce que la gestion des articles ?
La gestion des articles consiste à créer, organiser et gérer l’ensemble des produits et services utilisés par une entreprise : matériaux, prestations, main-d’œuvre, mais aussi des articles spécifiques liés aux besoins d’un client. Chaque article est utilisé dans différents processus : commande client, achats, vente, facturation ou encore approvisionnement.
Grâce à un logiciel ERP, il est possible de centraliser toutes les données article dans une seule base : code article, référence, prix d’achat, prix de vente, quantité du stock disponible, catégorie de l’article ou encore fiche fournisseur.
Pourquoi gérer ses articles est important ?
Bien organiser les articles permet :
- d’assurer un suivi précis des quantités d’articles en stock,
- d’anticiper les besoins grâce à l’inventaire et à l’évaluation du stock,
- d’optimiser l’approvisionnement auprès des fournisseurs,
- de répondre rapidement à la demande client,
- de réduire le coût de vos stocks tout en évitant les ruptures.
Une bonne gestion des stocks et articles est donc indispensable pour améliorer la rentabilité et la satisfaction client.
Utiliser un logiciel pour simplifier la gestion
Avec SetInUp, la gestion des articles devient intuitive :
- Créer un article : à partir d’une fiche article complète (code article, prix, catégorie, type d’article, article-fournisseur).
- Modifier ou dupliquer un article déjà créé pour gagner du temps.
- Sélectionner un article facilement dans la liste lors de la rédaction d’un devis ou d’une facture.
- Afficher les données article mises à jour en temps réel (quantité disponible, articles créés, prix d’achat, prix de vente).
- Commander un article directement depuis le système de gestion des achats.
- Gérer aussi bien les articles de type service (exemple : pose, prestation) que les biens matériels.
Cette centralisation permet d’utiliser efficacement la gestion et de relier tous les processus : achat, commande, gestion commerciale, gestion des ventes, livraison, stockage et comptabilité ou gestion.
Gagner du temps et optimiser la gestion
En choisissant SetInUp, vous :
- Optimisez la gestion des entrepôts avec une vue complète sur les articles disponibles,
- Assurez un suivi fiable des articles pour les commandes clients et fournisseurs,
- Définissez un stock de sécurité pour éviter les ruptures,
- Améliorez la gestion grâce à des fonctionnalités de gestion modernes (bons de commande, inventaire, évaluation stock).
Chaque fiche article devient un élément clé pour suivre vos articles en stock, augmenter votre CA et mieux suivre vos approvisionnements. Vous connaissez les articles qui se vendent le mieux, ceux dont la rotation est plus lente, ceux avec lesquels vous générez la plus grande marge et surtout vous évitez l’immobilisation des produits avec le risque de stocker des produits obsolètes. SetInUp vous aide à bien suivre vos stocks pour éviter le surstockage inutile ou la rupture d’articles qui témoigne d’une mauvaise gestion.
Les atouts de SetInUp : des fonctionnalités éprouvées et performantes
La gestion des articles :
- Création d’articles avec photo pour illustrer la référence et éviter les erreurs
- Catégorie d’articles par famille ou sous-famille
- Gestion prix d’achat / prix de vente
- Ajout de pièces complémentaires (certificat, essai, …)
- Personnalisation du format du code article et suivi indice
- Tarif catalogue et tarif client
- Numéro de lot et de série
- Liaison aux fournisseurs
- Nomenclature multi-niveaux
- Gestion des opérations (machines, temps, …)
- Calcul prix de revient
- Et bien sûr tableaux de bord et statistiques
La gestion des stocks :
- Proposition de commande pour réapprovisionnement
- Gestion des inventaires tournants, annuels
- État des stocks : seuil, stock minimal, de sécurité, maximal
- Mouvement des stocks : préparation, expédition, retour
- Traçabilité
- Réception marchandise
- Transfert centre à centre
- Multi-entrepôts
- Gestion des emplacements
- Scan étiquette et de code-barre
- Valorisation du stock : FIFO, LIFO, prix moyen pondéré, prix standard
- Analyse ABC
- CBN
La gestion des articles et la gestion des stocks ne se résument pas à un simple inventaire : il s’agit de définir une méthode de gestion complète pour maîtriser vos coûts, répondre aux besoins de vos clients et garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.
Pour aller plus loin, SetInUp propose la gestion des fournisseurs, des tarifs catalogue. Il étudie la variation des prix et son suivi et la réparation des coûts et dépenses prestataires statistiques. Il permet des relances AR et délais commandes entrantes, indique les conditions de paiement et de livraison. SetInUp, c’est aussi la possibilité de suivre l’état de la commande (facturée, payée, livrée), d’organiser vos fournisseurs par famille, de créer des bons de livraison, de définir une date de livraison estimée et d’organiser le planning de livraison. Notre solution propose également la livraison et la facturation partielles, le suivi des acomptes, des factures en retard et l’état de la facturation.
Avec SetInUp, vous disposez d’un logiciel de gestion de stock performant qui vous aide à créer, gérer et optimiser tous vos articles – qu’il s’agisse de biens ou de services – et à améliorer durablement la performance de votre entreprise. Nous vous accompagnons tout au long de notre partenariat pour que vous profitiez des nombreuses fonctionnalités du logiciel. Vos problèmes, enjeux, priorités et contraintes, nous les connaissons car nous avons encore un pied solide dans l’industrie. Présenter un logiciel ce n’est pas qu’une interface. Nous avons besoin de comprendre votre manière de fonctionner, vos process, vos obstacles actuels pour vous permettre d’aller plus loin avec SetInUp.
La gestion d’un magasin et des stocks
Comment se fait la gestion d’un magasin ?
La gestion d’un magasin repose sur une organisation rigoureuse des articles en stock et sur l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks adapté. L’entreprise doit être capable de créer des articles, de définir leur catégorie (produit, service, type d’article), d’entrer les quantités d’articles disponibles et d’assurer un suivi en temps réel de chaque fiche article.
Un magasin bien géré, c’est un magasin où l’on peut rapidement sélectionner un article dans la liste, connaître sa disponibilité, son prix d’achat et son prix de vente, et commander un article auprès d’un fournisseur en cas de besoin.
Comment les magasins gèrent-ils les stocks ?
La gestion des stocks consiste à suivre l’ensemble des articles créés, à contrôler les articles disponibles et à anticiper les besoins d’approvisionnement. Elle inclut plusieurs étapes :
- Réaliser régulièrement un inventaire pour vérifier le nombre de pièces en stock,
- Définir un stock de sécurité afin d’éviter les ruptures,
- Utiliser un système de gestion des achats et des ventes pour automatiser les commandes,
- Relier chaque article-fournisseur à sa fiche article pour simplifier la gestion des approvisionnements.
Qu’est-ce que la méthode ABC de gestion des stocks ?
La méthode ABC est une méthode de gestion des stocks qui classe les articles en fonction de leur importance pour l’entreprise :
- A : les articles stratégiques (fort impact sur la valeur, faible quantité),
- B : les articles intermédiaires,
- C : les articles de faible valeur mais en grand nombre.
Cette classification aide à optimiser vos marchandises, en concentrant les efforts sur les articles les plus critiques pour le chiffre d’affaires et la rentabilité.
Qu’est-ce que la gestion du stock ?
La gestion du stock, c’est l’ensemble des processus permettant de gérer les articles en stock, depuis leur entrée (achat, approvisionnement, livraison) jusqu’à leur sortie (vente, commande, consommation interne).
Un bon système doit permettre de :
-
- Créer un nouvel article et compléter sa fiche,
- Afficher et modifier les données article en temps réel,
- Suivre la quantité du stock disponible,
- Gérer les bons de commande et documents liés aux entrées et sorties,
- Veiller le suivi entre la gestion commerciale et la comptabilité.
Quels sont les 4 documents de stock ?
Les documents de stock sont indispensables pour garantir un suivi fiable. L’optimisation des stocks repose sur des documents précis qui garantissent un suivi rigoureux et évitent les écarts entre la réalité du terrain et les données du système. Voici les principaux :
Les inventaires
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- Ils consistent à comparer le nombre de pièces physiques réellement présentes en stock avec celles enregistrées dans le système.
- Ils peuvent être réalisés de façon périodique (inventaire annuel) ou continue (tournants).
- L’objectif est de fiabiliser les données, détecter les écarts, et corriger les anomalies liées à des erreurs de saisie, pertes, vols ou casses.
Les bons de commande
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- Document officiel utilisé pour passer commande auprès d’un fournisseur.
- Il précise les références, quantités, prix négociés, délais de livraison et conditions de paiement.
- En plus d’assurer une traçabilité juridique et comptable, il permet de sécuriser la relation avec le fournisseur et de faciliter le suivi
La fiche de stock
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- Elle enregistre les mouvements de stock (entrées, sorties, transferts) pour un article donné.
- Elle indique en permanence le nombre de pièces en stock, réservées ou en commande, ainsi que la valeur du stock.
- C’est un outil indispensable pour analyser la rotation des articles et anticiper les ruptures ou surstocks.
La fiche article
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- Véritable carte d’identité du produit, elle centralise toutes les informations essentielles : code article, désignation, prix d’achat et/ou de vente, unité de mesure, fournisseur, délais de livraison, seuils de réapprovisionnement…
- Elle permet d’avoir une vision claire et standardisée de chaque article, et constitue le socle d’une bonne organisation des stocks.
En résumé, ces quatre documents forment une base efficace, traçable et optimisée, essentielle pour garantir la disponibilité des articles, maîtriser les coûts et améliorer la rentabilité de l’entreprise. Notre équipe se tient à votre disposition pour organiser une démonstration personnalisée du logiciel ERP SetInUp.
Comment faire une bonne gestion de stock ?
Pour réussir votre gestion de stock, vous devez :
- Définir une méthode adaptée (ABC, stock de sécurité, évaluation stock),
- Utiliser un logiciel de gestion des stocks pour centraliser toutes les données,
- Relier les articles aux entrées et aux sorties,
- Suivre régulièrement les articles pour les commandes afin d’éviter les ruptures,
- Organiser vos entrepôts pour améliorer la logistique,
- Contrôler le coût de vos stocks pour maintenir la rentabilité.
Une bonne gestion permet de répondre rapidement à la demande client, de réduire les pertes et d’améliorer la performance globale de l’entreprise. Vous augmentez également votre image externe et améliorez la satisfaction de vos clients. Tout le monde respecte les délais et règles du jeu lorsqu’ils sont énoncés dès le départ.
Selon nos partenaires, « grâce aux fonctionnalités développées, utiliser la gestion de stock de SetInUp leur permet de gagner environ 10 heures par semaine. L’outil est fiable et l’équipe d’Info3w est sérieuse et réactive ». En effet, nous accordons une grande importance à la compréhension de votre problématique pour vous apporter une solution précise et vous accompagner dans la mise en place de l’outil.
Pour gagner du temps et constater les possibilités du logiciel ERP SetInUp, nous vous recommandons de prendre rendez-vous pour une démo personnalisée. La solution est simple, intuitive et complète sans coûts cachés. Il n’y a qu’à l’essayer pour l’adopter. D’ailleurs choisir SetInUp, c’est faire le choix d’une solution éprouvée depuis 20 ans, adaptée au cloud depuis 2020 avec une véritable expertise dans la gestion des stocks