Logiciel gestion de la sous-traitance
La sous-traitance désigne le processus par lequel une entreprise principale, souvent dénommée donneur d’ordre, externalise certaines de ses activités ou tâches à d’autres entreprises, appelées sous-traitants.
Ces missions peuvent varier considérablement en fonction du secteur et des besoins spécifiques du donneur d’ordre et comprennent souvent des activités que la société ne peut réaliser.
Cela peut concerner des activités de fabrication de composants spécifiques, du thermoformage, du laquage, d’anodisation, de galvanisation, de la peinture, du façonnage, de la découpe laser, de l’assemblage, du sertissage, etc.
L’objectif principal de la sous-traitance est de bénéficier de compétences spécialisées, réduire les coûts, gérer plus efficacement les ressources, améliorer la qualité des produits ou services finaux.
Quels sont les 3 types de sous-traitance ?
Sous-traitance de capacité
Ce type de sous-traitance est utilisé lorsque l’entreprise principale manque de capacité pour mener à bien certaines tâches ou projets dans les délais requis. Elle fait alors appel à des sous-traitants pour gérer l’excès de travail ou pour répondre à des pics de demande sans avoir besoin d’investir dans de nouvelles installations ou d’embaucher du personnel supplémentaire de manière permanente.
Sous-traitance spécialisée
Cela se produit lorsque l’entreprise principale externalise des tâches qui nécessitent des compétences spécialisées ou de l’équipement spécifique que l’entreprise ne possède pas et dans lesquels elle ne souhaite pas investir. Ce type de sous-traitance est courant dans des domaines nécessitant une expertise technique pointue, tels que certains types de fabrication, des services informatiques ou même des créations graphiques et de contenu.
Sous-traitance stratégique
Ce type de sous-traitance implique une relation à long terme où les sous-traitants sont intégrés dans la chaîne de valeur de l’entreprise principale. Le but est de créer une collaboration étroite pour améliorer continuellement les produits ou services. Il s’agit d’une démarche stratégique car elle vise à renforcer les capacités concurrentielles de l’entreprise principale par l’innovation et l’amélioration continue, souvent avec un engagement mutuel sur plusieurs années.
Chacun de ces types de sous-traitance répond à des besoins spécifiques et aide les entreprises à rester flexibles et compétitives dans un environnement économique changeant.
Convivial
Maîtrise
Performance
Comment gérer la sous-traitance et rendre ce service profitable ?
La gestion de la sous-traitance est un levier majeur pour les PME. Choisir un bon fournisseur c’est garantir l’expertise, la qualité et la ponctualité des produits. Pourtant la recette est simple et la recherche peut s’avérer longue et sinueuse.
Parce que c’est un service externalisé, il faut continuellement superviser les projets confiés. La gestion d’une activité c’est aussi savoir suivre plusieurs projets en même temps sans perdre de temps et en ayant toutes les informations à portée de main. Un logiciel de gestion des entreprises type ERP permet ainsi de centraliser toutes les données, de suivre les projets, de surveiller les temps, et de veiller au respect du contrat.
Gestion des séquences sous-traitées
Chaque séquence sous-traitée est détaillée avec précision. Les informations fournies garantissent clarté et efficacité dans le processus.
Cette description comprend :
- le type de prestation à réaliser (la quantité de travail, délais impartis, méthode de calcul)
- les références des composants à envoyer au sous-traitant.
- l’organisation logistique concernant l’envoi et le retour des produits (planification, transport des éléments avant leur montage et assemblage, retour des produits)
Comment améliorer l’efficacité de vos équipes : productivité
Suivez l’activité de vos sous-traitants
Il est essentiel de suivre l’activité de vos sous-traitants ; cela permet d’organiser votre production.
Vous pouvez détecter rapidement les problèmes de productivité, les retards ou les défauts de qualité dans le travail des sous-traitants. Vous intervenez rapidement pour rectifier la situation avant qu’elle n’impacte négativement l’intégralité du projet.
Vous gérez mieux vos ressources en ajustant votre planning de production, allocation de ressources ou commandes de matériel pour rester productif.
Avec des informations fiables sur le rendement des sous-traitants, vous affinez les prévisions et la planification future. Vous évitez ainsi les surplus de production, les goulots d’étranglement dans les stocks et les interruptions de service.
Vous gagnez en transparence dans les processus de production, en identifiant où, quand et comment les ressources sont utilisées.
Grâce à une suivi régulier, vous veillez à ce que les sous-traitants respectent leurs engagements contractuels.
En examinant les performances des sous-traitants, vous apportez des retours constructifs et encouragez la mise en place de mesures correctives.
Le suivi de vos sous-traitants permet d’éviter des erreurs coûteuses et des retards qui pourraient engendrer des frais supplémentaires et nuire à la productivité.
Planifiez votre production
La gestion efficace de la sous-traitance permet une meilleure planification de la production en confiant des travaux spécifiques à des experts, ce qui libère des ressources internes et répartit le flux de travail. En délégant des opérations à des sous-traitants compétents, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs compétences clés, améliorant ainsi la qualité et la rapidité de la production.
Ceci, à son tour, augmente la productivité globale, réduit les délais de production et optimise les coûts, permettant à l’entreprise de répondre plus efficacement aux demandes du marché.
Lancement de la production
- Sélectionnez l’icône production
- Précisez le nom du partenaire en charge de l’étape externalisée
- Lancez votre ordre de fabrication (OF)
Enregistrement de la commande
- Enregistrez la commande liée à l’externalisation
- Créez une commande fournisseur
- Complétez les informations
- Validez-la
- Envoyez-la à votre fournisseur
- Définissez une date de livraison prévue
Fin de tâche pour votre fournisseur
- Réceptionnez la marchandise
- Vérifiez la conformité des articles fabriqués
- Indiquez la quantité réceptionnée acceptée et refusée
Finalisation de votre fabrication
- Indiquez la quantité réelle réalisée
- Enregistrez vos rebuts
- Suivez votre productivité et évaluer les temps consacrés
Vous le voyez dans sa logique, SetInUp est une solution qui accompagne les TPE, PME, PMI dans leur industrialisation. Le logiciel est fluide et intuitif et prend en considération les réels enjeux des sociétés. SetInUp offre l’aspect contrôle car il permet d’évaluer la rentabilité et la qualité de votre partenaire en temps réel. Nos équipes de développeur ont conçu cet outil conçu en bonne connaissance. En effet, il est utilisé dans notre business unit SEM Suhner spécialisée dans le bobinage. L’outil a fait ses preuves et continue d’être développer selon les besoins ressentis.
Supervisez la sous-traitance
Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) aide à la supervision et la gestion des sous-traitants en centralisant toutes les informations et données relatives aux opérations de sous-traitance. Il permet de :
Suivre en temps réel
L’ERP offre une visibilité complète sur les opérations en cours chez les sous-traitants, permettant de contrôler l’avancement des tâches, suivre les délais de livraison et la qualité des produits en temps réel.
Gérer les commandes
Il assure une gestion efficace des achats et des communications, réduisant les risques d’erreurs et les délais de traitement.
Evaluer la performance
Avec des fonctionnalités de reporting et d’analyse, l’ERP aide à évaluer la rentabilité des sous-traitants, à identifier les goulots d’étranglement et à prendre des décisions basées sur des données tangibles.
Intégrer les processus de production
L’outil de gestion ERP intègre les processus de sous-traitance avec les opérations internes, assurant une coordination fluide et évitant les doubles saisies et les erreurs.
Optimiser les coûts et les ressources
En fournissant une vue d’ensemble des coûts et de l’utilisation des ressources, l’ERP permet une allocation plus stratégique des ressources et une réduction des coûts superflus.
L’utilisation d’un ERP dans la gestion des sous-traitants améliore ainsi non seulement le suivi des processus extérieurs mais aussi l’efficacité interne et la réactivité globale de l’entreprise.
CBN : proposition de commandes fournisseurs automatisées
Avec le logiciel SetInUp il est possible d’associer la fonctionnalité gestion de la sous-traitance avec le CBN : calcul des besoins nets. En fait, cela offre la possibilité d’anticiper les besoins et de commander automatiquement la quantité nécessaire pour permettre à votre sous-traitant de réaliser sa mission. Bien évidemment pour aller au bout du module, la livraison de la marchandise peut se faire immédiatement chez votre partenaire sans la ressaisie des données par vos équipes. La solution SetInUp permet également, sur demande, le transfert des articles du lieu de stockage vers le sous-traitant. Cela simplifie considérablement votre travail !
Comment gérer la sous-traitance et rendre ce service profitable ?
Tout d’abord voici quelques astuces pour bien gérer la sous-traitance :
- Définition clairement des besoins et des attentes : Avant d’engager des sous-traitants, assurez-vous de définir précisément ce que vous attendez d’eux en termes de livrables, de qualité, de délais et de frais.
- Sélection rigoureuse des sous-traitants : Choisissez vos partenaires avec soin en vérifiant leurs références, leur expérience, leur stabilité financière, et leur capacité à répondre à vos exigences spécifiques.
- Contrats détaillés et clairs : Les accords contractuels doivent être détaillés, incluant les aspects de non-divulgation, les pénalités pour non-conformité, et les conditions de résiliation. Ceci sécurise les deux parties et minimise les risques légaux.
- Communication régulière et efficace : Mettez en place des canaux de communication efficaces pour assurer une coordination fluide et un suivi régulier. Cela permet d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes.
- Utiliser des indicateurs de performance : Définissez des KPIs pour évaluer et mesurer la productivité de vos sous-traitants régulièrement. Cela contribue à maintenir les standards de qualité, à optimiser les processus et à opter pour les meilleures alternatives.
- Gestion des risques : Prévoyez des stratégies pour gérer les risques liés à la sous-traitance, comme les retards de livraison ou les problèmes de qualité.
- Évaluation et feedback continus : Fournissez un retour d’information constructif et un suivi régulier à vos sous-traitants pour les encourager à améliorer continuellement leur prestation. De même, soyez réceptif à leurs suggestions et feedback.
En complément de ce module gestion de la production, le logiciel SetInUp est un outil informatique qui offre de nombreuses fonctionnalités complémentaires. Il vous permet de gérer vos stocks, contrôler la conformité de votre marchandise, créer vos OF, améliorer votre relation client, suivre vos projets, organiser votre gestion commerciale, suivre vos résultats en temps réel, planifier vos chantiers, apporter plus d’autonomie à vos équipes terrain. Complet et simple d’utilisation, SetInUp vous permet de créer en ligne des factures, des devis, des bons de livraison.
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