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La gestion des contrats dématérialisés SetInUp, un outil pour optimiser vos interventions

« Le temps c’est de l’argent » quel que soit votre avis sur cet adage, nous avons la solution pour vous faire gagner du temps ET de l’argent avec la gestion des contrats !

 

Selon une étude ICERTIS, une entreprise sur 5 ne respecte pas les termes de ses contrats. Cela entraîne des pertes financières. Une autre étude de The National Law Review évalue à 9,2% du chiffre d’affaires annuel, la perte engendrée par la mauvaise gestion des contrats.

 

Vous pouvez y remédier !

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats (CLM) est un outil indispensable pour les entreprises qui proposent des prestations de service, réalisent des interventions, gèrent des contrats de maintenance et de la location. Il est grand temps d’automatiser vos processus et d’améliorer la qualité de vie de vos équipes.

Vous gérez des contrats de service ? De la maintenance ? De la location ? Faites-vous appel à des techniciens ou des sous-traitants ? Que ce soit du service, des biens matériels ou des bâtiments, la gestion des contrats assure le suivi de vos contrats et donc des prestations liées. Echéances, délais, si vous gérez des contrats, vous savez que cette tâche peut être complexe.

Un logiciel de gestion de contrat, aussi nommé logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet de suivre l’ensemble du cycle contractuel au sein de l’entreprise ; de la création du contrat à son expiration, sa signature et son exécution de manière intégralement automatisée.

Un logiciel de gestion de contrat s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent mettre en place un processus et une stratégie de Contract Lifecycle Management efficace.

Véritable outil d’organisation optimale d’une entreprise, le logiciel gestion des contrats améliore les processus globaux de l’entreprise et propose le pilotage des contrats de A à Z ; suivi du planning des techniciens, suivi de la facturation, historique des interventions, … Il vous accompagne également dans l’élaboration de votre contrat en respectant les informations nécessaires préalablement choisies (matériels, sites, conditions générales de vente, …).

Osez évoluer

Convivial

Avec une interface graphique convivial et un système de guidage, vous n’aurez aucune difficulté à utilisez SetInUp !

Maîtrise

Vous aurez une maîtrise complète de votre entreprise; du suivi de la prospection jusqu’à la facturation !

Performance

Nous vous proposons une solution pratique et facile d’utilisation pour une meilleure gestion et performance de votre entreprise !

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des contrats ?

Les entreprises ont de plus en plus intérêt à mettre en place une solution de gestion des contrats. Cet outil permet d’automatiser les processus, de gagner du temps, de procéder par étape et de limiter les risques d’erreurs.

Automatisation de la gestion des contrats

Cela permet d’automatiser les tâches des documents : gestion des échéances, des résiliations voire création de contrats selon les conditions négociées. Le logiciel SetInUp permet d’ajouter des clauses et des règles à un contrat, en pdf ou en texte. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs humaines. Selon une enquête de Aberdeen Group, les entreprises qui utilisent un outil de gestion des contrats automatisés réduisent de 89% les erreurs de gestion.

Suivi en temps réel

Un logiciel ERP avec module de gestion des contrats permet de suivre les contrats en temps réel et de piloter les dossiers en indiquant les statuts : commandes, modifications, renouvellements, résiliations, livraisons. Ces indicateurs sont établis afin de veiller à la bonne exécution des obligations contractuelles jusqu’à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement. Les logiciels ERP peuvent également émettre des alertes pour les contrats à venir.

Reporting et analyse

Un logiciel ERP avec module de gestion des contrats permet de générer des rapports sur les contrats, les performances et les tendances pour aider les entreprises à prendre des décisions et à identifier les opportunités d’amélioration.

Sécurité des données

Un logiciel ERP avec module de gestion des contrats peut protéger les données des contrats en utilisant des méthodes de sécurité avancées, telles que la cryptographie et l’authentification, pour garantir que les contrats sont sécurisés et confidentiels. De même un contrat signé sous format numérique est archivé au dossier du client. Le document est également stocké dans en emplacement sécurisé.

Polyvalence et flexibilité

Grâce à une connexion avec le module facturation, la gestion des contrats vous permet de suivre la facturation de vos différents contrats selon les échéances convenues : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, après intervention …

Gestion des interventions

Pour gagner en performance et assurer la conformité du contrat, le logiciel propose de planifier les interventions. Cela est notamment un atout considérable pour les contrats de maintenance ou de services qui nécessitent une intervention fréquente sur site. Le logiciel gestion des contrats vous permet de convenir de la fréquence de ces visites sur site et émettra un rappel pour planifier les prochaines dates d’intervention.

Selon une enquête PwC, les entreprises qui optent pour un logiciel de gestion des contrats réduisent les délais de traitement de ces contrats de 80% et leur coût de gestion des contrats de 90%.   

En somme, la gestion des contrats est un processus crucial pour la plupart des entreprises qui souhaitent apporter une image rigoureuse à leurs fournisseurs. Avec un outil de gestion efficace, vous optimisez vos processus et tâches administratives. Grâce à un suivi des données dans leur ensemble, vous aurez une vision globale des contrats et vous pourrez analyser les indicateurs.

Avec un logiciel de gestion des contrats, les entreprises ont plus de chance d’atteindre leurs objectifs en temps respectable !  

SetInUp c’est le logiciel de gestion par excellence qui vous apporte une solution informatique pour gérer votre entreprise ; de la production (GPAO) à la trésorerie, tout en dynamisant votre activité et en économisant du temps …

Cette application vous intéresse, demandez votre démonstration gratuite.

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J'ai lu et j'accepte les Conditions Générales d'Utilisation du site www.setinup.com

Les différents types de contrats qui requièrent un module gestion des contrats.

Prestation de services

Bien souvent, l’entreprise de prestation de services propose un service global comprenant la main d’œuvre, le déplacement, le matériel et le savoir-faire du technicien. Ce type de contrat concerne les entreprises de maintenance multi-services comme c’est le cas des contrats d’entretien ou de dépannage, les réparateurs spécialisés, la maintenance du matériel spécifique.

Contrat maintenance

On parle de contrat de maintenance ou contrat d’entretien, le document qui régit tous les prestataires de services.  Grâce au logiciel de contrats, le document est établi selon les modalités convenues entre les entreprises. Le logiciel permet d’ajouter des clauses et règlementations spécifiques selon le cas. Le gain de temps est considérable et améliore la performance de l’équipe maintenance / d’entretien.

Parmi les entreprises qui fonctionnent avec des contrats de maintenance, on retrouve les chauffagistes qui interviennent sur les chaudières, les loueurs de matériels d’entretien, BTP, agricoles, … les ascensoristes, les entreprises informatiques qui interviennent sur les ordinateurs, les serveurs et réseaux, copieurs, …

Contrat de location

Il existe des locations de courte et de longue durée qui nécessite la rédaction d’un contrat de location. Dans le cas d’une location de un jour à quelques jours, le contrat de location est simplifié. En moyenne, il se concentre sur une feuille et indique les informations élémentaires à savoir le descriptif du matériel, le montant de la location journalière et le total de la location.

Pour les locations de plusieurs mois, souvent associées au BTP, entrepôts, véhicules… le contrat précise le matériel loué mais détaille les points de contrôle, les services fournis (comme par exemple la maintenance préventive ou corrective), les conditions générales de location et bien entendu le coût total de la location.

La gestion des contrats SetInUp, c'est un concept gagnant-gagnant

En choisissant la solution de gestion de contrat SetInUp vous optimisez vos process, développez la qualité de vos services, améliorez le confort de travail de vos équipes et notamment des techniciens. En un mot, vous gagnez en productivité ! Toutes vos équipes gagnent en productivité !

Pour les gérants

Les gérants prennent de bonnes décisions grâce aux données transmises par les indicateurs et les rapports.

Pour les responsables maintenance

Les responsables maintenance peuvent anticiper les interventions, modifier le planning à leur guise. Ils peuvent aisément traiter les demandes clients, apporter des réponses fiables à leurs questions, améliorer la traçabilité et l’historique des interventions et simplifier les tâches administratives. Avec cet outil, vous optimisez la charge de travail de vos techniciens tout en apportant une entière satisfaction à vos clients.

Pour les responsables d'exploitation

Le responsable d’exploitation est le garant de la bonne exécution des chantiers. Son rôle est de coordonner les intervenants sous-traitants ou techniciens. Grâce à la flexibilité du planning, il peut répondre aux imprévus et risques liés à la conduite de travaux. Il peut suivre en temps réel les coûts, dépenses, la marge d’un chantier. Grâce à la solution SetInUp les processus sont fiables pour affirmer des échéances concrètes.

Pour les techniciens

Les techniciens enchaînent souvent plusieurs interventions le même jour. Il faut leur simplifier la vie. Avec la solution gestion des interventions liée à la gestion des contrats, ils organisent leur journée en toute liberté. Depuis leur smartphone ou tablette, ils consultent le planning, les données du dossier, l’historique d’intervention, les rapports, les photos prises lors des précédentes interventions. De plus, il est capable de proposer des prestations complémentaires. Enfin, grâce à leur appareil mobile, ils font signer le client. La signature électronique se retrouvera dans le rapport d’intervention, envoyé chez le client.

Pour les commerciaux et les chargés d'affaires

Grâce à la gestion des contrats, les commerciaux et les chargés d’affaires peuvent se concentrer sur leur priorité « vendre et signer de nouveaux clients, tout en les accompagnants ». Ils annotent correctement le dossier client pour que les informations soient consultées par les équipes.

Et si l’ordinateur se chargeait de vous rappeler les interventions liées à vos contrats ?

Ce n’est pas utopique ! Avec un logiciel de gestion des contrats vous améliorez la planification de vos interventions. En effet, le module gestion des contrats est en lien direct avec le module gestion des interventions. Ce dernier vous permet également de dématérialiser vos rapports d’intervention. Les techniciens rédigent leur rapport sur leur mobile ou tablette, ajoutent les photos pour illustrer leur propos. Dès la signature du client dans le rapport numérique, l’intervention est close et l’équipe à la centrale peut éditer le rapport et l’envoyer avec la facturation.

Un logiciel de gestion des contrats limite le risque d’erreurs, d’oublis d’interventions, voire de facturation. Savez-vous que le mauvais pilotage des contrats peut entraîner une perte de 10% du chiffre d’affaires d’une entreprise ? Cela donne à réfléchir et à choisir une solution CLM rapidement. Grâce à des rappels automatiques d’échéances, à chaque date anniversaire de contrats, vous réduisez les pertes financières conséquentes liées à des problèmes de conformité des contrats, aux reconductions classiques et aux pénalités de retard.

Quels sont les avantages de la gestion des contrats avec SetInUp ?


Solution intuitive et fiable

Une gestion des contrats se doit d’être intuitive et fiable pour garantir à tous les collaborateurs un travail serein. Un document contractuel est souvent évolutif et peut générer des modifications de sa création à l’expiration. L’objectif d’un logiciel de gestion des contrats est d’assurer la garantie, l’application et interventions correctives si besoin. Il permet d’assurer la maîtrise de la conformité dudit contrat

Le module facturation

Le logiciel ERP SetInUp a conçu ce module gestion des contrats en liaison directe avec le module facturation. L’utilisateur peut choisir de facturer le contrat à l’intervention ou à la visite. Le partenaire a la possibilité de choisir la fréquence de facturation ; au mois, trimestriel, semestriel, à l’année, … La facturation se fera de manière automatique par le logiciel. L’opérateur ou opératrice n’aura qu’à contrôler la réception des paiements.

Synergie entre les services

La force du logiciel ERP SetInUp est de créer des synergies entre les services ; de leur permettre de travailler au mieux ensemble en partageant les données, et visionnant le cycle des interventions, … Au bureau ou sur le terrain, toutes vos équipes accèdent, en un clic, aux données liées à un dossier – client.

Votre projet est unique

Chaque projet ERP est unique pour nous. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans l’audit et la prise en main de notre solution. Nous sommes certifiés Qualiopi. Cela vous permettra de faire financer en partie ou intégralement les formations que nous dispensons à vos équipes.

Une réussite commune

SetInUp a envie de vous aider à progresser. Au-delà d’un simple fournisseur de solutions ERP, nous vous accompagnons tout au long de notre collaboration. Pour nous, votre satisfaction est importante et notre équipe œuvre quotidiennement pour vous apporter une entière satisfaction.

TAILLE HUMAINE

Une équipe proche et à l’écoute de ses partenaires qui vous accompagne dans votre développement

SUPPORT REACTIF

Puisque votre satisfaction est essentielle, nous nous engageons à vous répondre très rapidement

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