Outil indispensable à la gestion de l’entreprise, le logiciel de facturation se présente comme un outil stratégique à choisir avec soin. Pourquoi l’utiliser ? Découvrez les raisons dans cet article.

Aussi délicate qu’exigeante, la facturation est une opération essentielle à la tenue d’une bonne trésorerie et à la mise en place d’une relation saine avec les clients. Sa gestion requiert des compétences, mais aussi des outils qui prennent en compte les spécificités de cette tâche. Pour les entreprises, se doter d’un logiciel de facturation est nécessaire pour garantir la pérennité de leurs activités.

Logiciel de facturation : quel en est l’intérêt ?

Comprise dans les modules des logiciels ERP, la facturation occupe une place importante dans les tâches administratives d’une société. Bien que complexe, elle peut être simplifiée en optant pour un logiciel de gestion commerciale comme SetInUp qui présente de nombreux avantages.

Des opérations plus rapides

En l’absence d’un logiciel dédié, les factures sont généralement établies dans un tableur Excel. En dépit du potentiel de cet outil, il montre assez rapidement ses limites par rapport à la création et à la gestion des factures. L’intégration des mentions obligatoires, des numéros des factures, des dates et d’autres informations utiles se fait de façon manuelle. Avec un tableau Excel, il est difficile de mettre en place un suivi rigoureux depuis l’établissement du devis, jusqu’à la facture finale.

En adoptant le logiciel SetInUp, vous gagnez un temps précieux dans la gestion de votre activité au quotidien. Vous pouvez créer plus facilement des modèles de factures, de bons de commande et de livraison, ainsi que les devis. Une fois créés, ces modèles sont réutilisables à l’envie, ce qui vous évite de repartir de zéro à chaque fois. Vous pouvez aussi générer des factures automatiques, les envoyer par courrier ou les imprimer pour les faxer.

Une gestion améliorée

Les outils de facturation sont complémentaires des logiciels de comptabilité avec lesquels ils peuvent être synchronisés. Cela permet non seulement d’accélérer les exercices comptables, mais aussi d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Le logiciel SetInUp fonctionne également comme un outil analytique. Il vous permet, en effet, de définir et de décrypter différents indicateurs comme les délais de paiement, la fréquence et le nombre de commandes, etc. Cette fonctionnalité vous donne aussi la possibilité de récolter des statistiques sur le taux de transformation de vos devis. Ces données aident le pôle commercial à améliorer sa stratégie de vente.

SetInUp est connectable à votre CRM et peut accéder à votre base de données client. Les informations renseignées dans chaque profil client restent ainsi exploitables et servent à l’automatisation de la facturation. Vous avez à tout moment accès à un tableau de bord qui vous renseigne sur l’évolution de votre activité au travers de votre chiffre d’affaires, de vos bénéfices ou de vos meilleures ventes. À la lumière de ces informations, vous pouvez adopter un plan d’action à même d’optimiser vos performances.

La facturation touche aussi aux créances client qui représentent un manque à gagner pour toute société. Leur recouvrement est donc important et nécessite un suivi rigoureux. Pour ne pas perdre le fil, les démarches de recouvrement doivent être automatisées. Avec un logiciel adapté, cette fonctionnalité vous est acquise. Il vous suffit de paramétrer l’outil pour que les cas d’impayés vous soient notifiés.

Gagner en justesse et faire moins d’erreurs

Que vous soyez une entreprise du secteur industriel, un auto-entrepreneur ou un micro-entrepreneur, la facturation demeure une procédure relativement lourde. En conséquence, les risques d’erreurs ne peuvent pas être totalement écartés, mais ils peuvent être fortement réduits. C’est tout l’intérêt de disposer d’un outil qui automatise vos processus et vous permet notamment de toujours appliquer le taux de TVA juste, dépendamment de la nature des services ou produits que vous vendez.

Le traitement des fiches paramétrables et des données client qui s’y rapportent se trouve aussi simplifié. Lors de l’édition des factures, les mentions légales obligatoires sont automatiquement ajoutées : date et numéro de facture, identité du prestataire de service/vendeur et du client, numéro d’identification de la TVA, numéro de bon de commande, etc.

La complexité de la facturation tient en grande partie à son cadre réglementaire strict. Par souci de conformité, les documents émis doivent respecter certaines dispositions légales. Outre les mentions légales, les factures suivent des règles de numérotation, de numérisation et de stockage précises. Cette réglementation relève notamment du Code général des impôts et du Livre des procédures fiscales. Il n’est pas figé et est susceptible de connaître des modifications, ce qui implique une veille constante pour ne rater aucune mise à jour. Le recours à un logiciel de facturation permet de produire des factures conformes aux dispositions légales en vigueur.

SetInUp : un outil adapté à toutes les entreprises

Indifféremment de la taille de votre entreprise ou de son statut juridique (PME, auto-entrepreneur ou grand groupe), SetInUp est un outil dont vous pouvez difficilement vous passer. Il sait s’adapter aux problématiques de chaque entité en lui apportant une réponse proportionnée à ses besoins. Par ses fonctionnalités, il est d’une grande aide dans la mesure où il allège la charge de travail en rapport l’établissement des factures. Ce type de logiciel s’est progressivement imposé comme une composante essentielle de la gestion de l’entreprise. Il facilite l’accès aux données client et permet de classer et de retrouver en peu de temps vos documents (devis, bons de commande, factures, etc.) C’est l’idéal pour gagner en productivité et en efficacité.