Quitter Excel pour vivre avec votre temps.

Vous utilisez encore Excel pour gérer votre entreprise ? Et si vous changiez !

La gestion d’une entreprise est une étape essentielle qui vise à optimiser les process pour faire gagner du temps. Les données sont toujours plus nombreuses et le turn over entraine une perte de connaissance. Les fichiers Excel trouvent vraiment leur limite avec la croissance de l’activité. Pourquoi privilégier un logiciel ERP pour gérer votre entreprise au détriment d’Excel ?

 

Qui maîtrise parfaitement les macros de Excel ?

Excel est le tableur de Microsoft le plus utilisé. Tout en permettant une grande liberté, il n’engage pas de frais supplémentaires et son coût est relativement limité.

Pour atteindre le niveau d’information d’un ERP, il faut créer plusieurs tableaux avec des macros complexes. Imaginez si la personne experte en Excel quitte la société du jour au lendemain ; comment allez-vous modifier les données ? Ajouter de nouveaux indicateurs ?

La maîtrise des macros, requiert une certaine expertise. Le risque est trop élevé de confier votre entreprise à une seule personne qui en a les compétences.

 

Les limites du tableur pour gérer une entreprise

Tout d’abord, le partage de l’information avec un tableau Excel peut s’avérer fastidieux pour gérer une entreprise. Même si l’utilisation d’un cloud peut solutionner cette contrainte, elle oblige à actualiser fréquemment le document pour que le fichier tienne compte des dernières modifications effectuées.

Tout utilisateur d’Excel sait que la saisie des données importantes dans le tableur est manuelle. Cela signifie forcément plus de risque de faire des erreurs, perdre des données en supprimant une ligne ou une formule. Malheureusement, captivé par son travail, l’opérateur ne se rend pas compte de sa mauvaise manipulation et les données sont perdues et cela pénalise directement l’activité de l’entreprise. D’ailleurs les données présentent dans Excel ne sont pas tracées et une simple recherche sur Excel est beaucoup plus compliquée surtout si le tableur contient plusieurs fichiers, articles.

Les process automatisés – c’est-à-dire le lien entre la facture, les achats – fournisseurs, l’envoi de mails automatiques, la gestion des stocks – ne sont pas possibles sur excel. Une bonne gestion d’entreprise nécessite la mise à jour fréquente des données complémentaires : approvisionnement, entretien des machines, relances, ventes, suivi des AR, suivi des affaires…
Pour identifier tous ces facteurs, cela prend du temps. Comme annoncé au début de cet article, l’objectif d’un ERP est de faire gagner du temps à une entreprise en automatisant les tâches chronophages.

Enfin, et argument non des moindres, Excel ne permet pas de créer une passerelle automatisée avec les logiciels comptables. Cela implique la ressaisie des données et la recherche des informations pour le service comptable. Une double saisie et une recherche des informations fait perdre un temps considérable et augmente le risque d’erreurs.

Transfert des données de Excel vers un ERP

Rassurez-vous, il est très facile de transférer vos données Excel vers un logiciel ERP. L’ERP vous permettra de développer votre activité en automatisant et en centralisant les données dans une base unique, accessible selon les droits, à plusieurs utilisateurs.

SetInUp en tant qu’éditeur et intégrateur du logiciel ERP vous accompagne dans votre transformation digitale et vous aide à définir la solution adaptée à votre besoin.

 

Oser remplacer Excel par un ERP vous permettra de limiter les erreurs et de mieux contrôler vos données.  Un ERP vous apportera une automatisation de vos process, une maîtrise des rapports financiers et un service client amélioré et efficace. Alors, quand gagnerez vous du temps ?