CONCEVOIR UNE EQUIPE PROJET DE CHOC

Une bonne équipe projet est souvent synonyme de réussite du projet. Une équipe projet s’implique à 100% dans la réalisation de ses tâches, sait convaincre ses collègues de atouts du projet et montre la ligne directrice de la direction.
Mais comment se donner toutes les chances de construire la « PARFAITE » équipe. Faut-il choisir les membres ou compter sur le volontariat ? Faut – il accepter toutes les personnes de peur que le projet reste au stade embryonnaire ? En un mot, comment construire une équipe projet de choc ? 
Au fil des années et des rencontres, SetInUp a réussi à identifier les facteurs clés de réussite et propose aujourd’hui à ses partenaires de révéler les astuces pour concevoir une équipe de choc qui mènera à bien le projet de déploiement de l’ERP.

Soyons honnêtes, un projet ERP requiert de l’investissement temps mais permet à une entreprise PME, PMI, TPE de se structurer pour gagner en efficacité au fil des années.

Un projet ERP induit forcément des ajustements et des changements et tout le monde sait que les changements effraient. Aussi, il est essentiel avant même de vouloir penser à constituer une équipe projet, d’imaginer une stratégie du changement.

Cette étape est primordiale pour la suite et la réussite du projet.

 

Quel est le rôle de l’équipe projet ?

L’équipe projet a pour mission de mener à bien le déploiement du logiciel ERP au sein de l’entreprise que ce soit des fonctionnalités, au paramétrage, des besoins à l’utilisation et la formation des collègues.

En collaboration étroite avec l’éditeur et intégrateur de la solution informatique, elle rédigera le cahier des charges en identifiant les besoins de l’entreprise.

Elle sera responsable du projet tout en attribuant les responsabilités principales aux membres dédiés à 100% au projet.

Enfin, elle suivra l’avancement des tâches, testera la phase intermédiaire et évaluera les fonctionnalités.

 

Comment construire une équipe projet ?

Une équipe projet ne doit pas être construite trop rapidement. Elle demande une certaine réflexion, la connaissance des personnalités des salariés, l’identification des compétences, …
Le nombre de membre n’est pas défini mais doit être proportionnel à la taille du projet.

Il est d’ailleurs apprécié de mélanger les différents statuts de l’entreprises et de ne pas se limiter qu’aux responsables opérationnels.

Cependant, il faut garder à l’esprit que les membres de l’équipe devront travailler ensemble ; autant s’assurer que les différentes personnalités sont compatibles !

 

 Qui sont les membres d’une équipe projet ?

Une équipe projet doit être composée d’un directeur de projet, d’un chef de projet, de keys users, d’une équipe d’utilisateurs et d’une équipe informatique.

  • Le directeur de projet

C’est un membre de la direction qui fait partie de l’équipe projet pour symboliser l’engagement de l’entreprise vers la réussite du projet. Son rôle est de définir les objectifs et périmètres du projet, d’arbitrer, d’organiser le planning de déploiement et d’attribuer les budgets. Dédié entièrement à l’intégration du nouveau logiciel ERP, il est le porte-parole du projet lors des réunions de direction et veillera au respect de l’engagement contractuel avec le prestataire. C’est à lui de concevoir une équipe projet de choc.

  • Le chef de projet

En tant que référent, il est l’interlocuteur direct et coordonne le projet ERP. Il doit s’assurer de la faisabilité technique et fonctionnelle de la solution informatique. Il fait le lien entre l’éditeur – intégrateur du logiciel ERP et l’entreprise. Son rôle est de gérer la réalisation des tâches par les équipes, à chaque étape du projet. Il organise, planifie, attribue le travail des équipes. Il suit et évalue la réalisation des actions pour le déploiement du logiciel ERP au sein de l’entreprise. Enfin, il veille à la disponibilité des membres et intervenants et gère la logistique.

  • Les keys users

C’est une équipe constituée de personnes de différentes fonction et services de l’entreprise. Elle a pour mission de faire la promotion du projet ERP en interne. Les keys users sont les ambassadeurs du projet. Ils ont pour mission de veiller au transfert de compétences, au bon paramétrage des données. Ils testent la solution, vérifient la cohérence face aux besoins et alertent des disfonctionnements.

  • L’équipe d’utilisateurs

Ce sont les utilisateurs finaux du logiciel ERP. Ils peuvent intervenir dans le projet de manière régulière ou ponctuelle. Ils sont en première ligne pour utiliser la solution c’est pourquoi ils sont de vrais aouts au moment des tests. Leurs avis sont importants pour évaluer les performances, les procédures, la personnalisation de l’interface, l’intégration des données, … Certaines entreprises les sollicitent également pour la saisie des données au moment de l’intégration du logiciel ERP.

  • L’équipe informatique

L’équipe informatique travaille conjointement avec l’intégrateur pour permettre le bon déploiement du système ERP : accès au serveur, transfert des données, gestion des droits, passerelles entre logiciels internes, …

Que faire en cas de démotivation ?

Certains collaborateurs peuvent subitement être découragés et freinés par l’avancement du projet. Evidemment la mise en place d’un projet ERP demande du temps et de l’investissement. Il est normal que la motivation fluctue selon les retours voire l’absence de retours. Le chef de projet devra alors relancer l’enthousiasme, l’entrain de ses troupes pour les fédérer à nouveau autour du projet. Ils peuvent perdre de vue le bénéfice que peut apporter la solution ERP et seul le chef de projet peut être capable de réallumer la flamme de la motivation en jouant sur l’estime, la fierté, la conviction ou la réussite du projet.

Enfin, il est essentiel de ne pas laisser un projet « traîner » trop longtemps. C’est pourquoi chaque intervenant doit être réactif, constant et à l’écoute de tous les acteurs. D’ailleurs, il faudra bien les intégrer, les impliquer dès le départ, voire même avant la signature du contrat avec le prestataire. Ainsi, ils se sentiront considérés et impliqués dance ce projet de grande envergure.

La communication et notamment le suivi (comme nous en parlions dans notre article sur la conduite du changement) sont primordiaux pour conserver la motivation des ambassadeurs du projet. Plus ils seront informés, auront des retours, plus le projet leur semblera concret et ils auront la conviction qu’ils s’investissent pour le bien de l’entreprise.

Tout le monde y gagne !

 

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