Rapport d'intervention automatisé et digital

Les rapports d’intervention numérisés sont un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs opérations. L’automatisation des rapports d’intervention permet de gagner en temps, en précision et d’améliorer la communication interne. Découvrez comment, votre entreprise peut transformer ses actions sur le terrain en données stratégiques grâce à des rapports d’intervention automatisés et digitalisés, pour plus de performance et une meilleure satisfaction de votre clientèle.

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Pourquoi automatiser votre rapport d'intervention ?

Opter pour les rapports d’intervention digitaux présente de nombreux avantages, qui permettent notamment à l’entreprise de gagner du temps, de la précision et de l’efficacité ! Et cela de différentes manières.

Efficacité accrue

Réduire le temps consacré à la rédaction manuelle des rapports permet aux techniciens de se concentrer davantage sur les tâches de maintenance et moins sur la paperasse.

Précision et densité

L’automatisation minimise les erreurs humaines et assure une uniformité dans les rapports, ce qui est crucial pour maintenir la qualité et la fiabilité des données.

Accès en temps réel et partage facile

Les rapports automatisés peuvent être accessibles instantanément par les techniciens et les gestionnaires, améliorant la communication et la prise de décision rapide.

Archivage et récupération

Avec des rapports numériques, le stockage, la gestion et la récupération de documents sont simplifiés, permettant un accès facile et rapide aux archives.

Intégration avec d'autres outils

Les rapports automatisés peuvent être facilement intégrés avec d’autres systèmes IT pour une gestion de maintenance plus complète et efficace.

Satisfaction des clients

La capacité de générer des rapports clairs, détaillés et professionnels renforce la confiance des clients et améliore l’image de l’entreprise.

Convivial

Avec une interface graphique convivial et un système de guidage, vous n’aurez aucune difficulté à utilisez SetInUp !

Maîtrise

Vous aurez une maîtrise complète de votre entreprise; du suivi de la prospection jusqu’à la facturation !

Performance

Nous vous proposons une solution pratique et facile d’utilisation pour une meilleure gestion et performance de votre entreprise !

Comment rédiger un bon rapport d'intervention ?

Pour qu’un rapport d’intervention soit efficace, il doit être rédigé avec précision.

Les éléments essentiels à inclure dans un rapport

Un bon rapport d’intervention doit contenir de plusieurs informations :

Identité de l’opération : Mention des détails clés tels que le nom du projet, la date, l’heure et le lieu de l’intervention.
Personnel impliqué : Liste des techniciens présents et éventuellement de leur rôle spécifique dans l’intervention.
Signature et validation : Espaces dédiés à la signature des techniciens et des superviseurs pour authentification et validation du rapport.
Description de l’intervention : Un résumé précis et détaillé des actions réalisées, des équipements ou matériaux utilisés.
Résultats et constatations : Les résultats de l’intervention avec une description explicite des problèmes résolus ou des réparations effectuées.
Photos et schémas : Intégration de visuels pour illustrer les points clés du rapport, offrant une meilleure compréhension des interventions réalisées.
Recommandations et propositions de travaux complémentaires : Suggestions pour des interventions futures ou des mesures préventives à prendre pour éviter des problèmes similaires.

Conseils pour une rédaction claire et précise

La base pour une rédaction efficace, c’est la standardisation des formats. Les champs prédéfinis permettent à vos équipes terrain de remplir de manière automatique les informations concernées. SetInUp est structuré avec des sections clairement définies, des titres, des sous-titres.

Les techniciens n’ont pas besoin de se plonger dans un plan précis, de craindre d’oublier des informations ou encore de faire des erreurs. SetInUp les accompagne durant toute la rédaction de leur rapport voire même de leur intervention. Il est préconisé d’opter pour des informations concises mais complètes où chaque détail a un but précis.

Le compte rendu d’intervention par SetInUp

Sur la couverture du compte-rendu d’intervention, vous trouverez le nom du client et ses coordonnées, l’adresse d’intervention, mais aussi le numéro d’intervention attribué par le système, la date d’intervention. Vous avez la possibilité et nous le conseillons fortement, d’ajouter une illustration du bâtiment sur votre page couverture. Cela embellit votre présentation et donne une image sérieuse de votre entreprise.

Ensuite, le rapport est structuré comme suit : la description des travaux à réaliser, la checklist du chantier (cette checklist est personnalisable et modifiable selon le type d’intervention programmé), le compte-rendu des services exécutés, les recommandations proposées, les photos (nous préconisons des images avant/après) des différents lieux où des travaux ont été effectués.

Pour donner de la considération au client, celui-ci a la possibilité d’ajouter une remarque sur le rapport et de le signer. Chaque section a été conçue en tenant compte de l’implication, disponibilité et temps du technicien. Notre objectif est qu’il perçoive la digitalisation des rapports d’intervention comme un atout et non comme une contrainte énergivore.

L’application mobile pour les techniciens

Conscients de la mobilité des techniciens, nous avons conçu une application mobile spécialement dédiée aux équipes terrain. Compatible Androïd et Apple elle leur permet d’être autonome en déplacement.

L’application permet de consulter les rdv de la journée, les données clients, de respecter une checklist personnalisée et de rédiger les rapports d’intervention. Elle peut être utilisée en mode hors ligne sans perte des données. SetInUp est la solution idéale pour les entreprises de prestation de services qui cherchent à atteindre un haut niveau de satisfaction client.

Présentation de l’application SetInUp

En un clic, les équipes terrain accèdent à leur planning selon l’équipe à laquelle ils sont affectés, aux informations et coordonnées du client et du chantier. Ils peuvent consulter les documents dont ils ont besoin pour effectuer les travaux demandés. Au démarrage de l’intervention, ils respectent la checklist personnalisée, rédige le rapport d’intervention, prennent des photos, les classent, émettent des recommandations client pour prolonger la durée de vie de leur matériel et peuvent si nécessaire proposer des chantiers complémentaires.

A la fin de l’intervention, ils confient leur écran au client qui ajoute des remarques si nécessaire et signe la fin de l’intervention.

La centrale peut alors immédiatement facturer les interventions réalisées et joindre le rapport d’intervention illustré en annexe.

Fonctionnalités clés de l'application

Ajout et catégorisation de photos

Parce qu’un rapport illustré est plus facile à lire, SetInUp a intégré la fonctionnalité de prise de photographies à son module. L’utilisateur peut, en un simple clic, capturer rapidement des photos pendant son intervention, les annoter, les classer immédiatement dans des catégories appropriées. Ceci améliore non seulement la précision du rapport, mais facilite également l’analyse et la référence ultérieure. Chaque photo peut être accompagnée de notes spécifiques au contexte, des croquis ou autre éléments qui offriraient une documentation détaillée et structurée. Cela enrichit la qualité et l’utilité du rapport d’intervention.

Intégration des photos dans le rapport

Après la catégorisation des illustrations, celles-ci peuvent être automatiquement intégrées dans les sections correspondantes du rapport, en fonction des catégories préalablement définies. Cette illustration est essentielle à la bonne compréhension des parties prenantes. Elle servira également d’historique pour de prochaines interventions. Au delà d’un atout visuel, ces illustrations ont une utilité fonctionnelle : elles permettent aux lecteurs du rapport de comprendre précisément où et comment les opérations se sont déroulées grâce aux images contextuelles.

Propositions de travaux complémentaires et recommandations

Spécificité chez SetInUp, vous profitez d’un passage chez un client pour faire une vente additionnelle. Votre expert terrain passe pour effectuer son intervention. Parfois, en discutant avec le client , il s’aperçoit qu’il a un autre projet. C’est le moment d’utiliser la section propositions de travaux complémentaires. En indiquant les modalités, le service commercial basé à la centrale pourra préparer un devis et l’envoyer dans les meilleurs délais. C’est une solution qui a fait ses preuves : votre technicien prouve son expertise, son sérieux et son implication pour satisfaire les attentes et besoins des clients.

Quant aux recommandations, le personnel terrain peut indiquer les conseils d’utilisation, de manipulation et d’entretien. Il le note pour conserver une trace.

Avantages pour les techniciens sur le terrain

Avoir une application mobile est un véritable atout pour les équipes chantier qui peuvent ainsi travailler en toute autonomie sans avoir besoin de se présenter au bureau, transporter des classeurs lourds avec le risque de perdre des documents. Ils peuvent immédiatement se rendre sur le chantier et commencer leur maintenance. En effet, l’application indique les coordonnées du client, le type de chantier à réaliser, la description de l’intervention, le lieu de l’intervention, les demandes spécifiques, les documents à consulter, les besoins en équipement matériel nécessaires, etc .

Si rédiger un rapport d’intervention pouvait paraître lourd et contraignant avant, il devient rapide et efficace. Le modèle SetInUp accompagne vos collaborateurs durant toute la rédaction. Avec les rapports d’intervention numériques, ils n’oublient plus rien et les détails de l’intervention sont encore claires dans leur esprit.

Par un transfert de stock, vos équipes peuvent gérer leur matériel utilisé et complété les équipements manquants pour la maintenance.

L’application vient compléter le logiciel SetInUp gestion des interventions. C’est une solution aboutie et fluide qui facilite le bon déroulement de l’intervention.

Une solution complémentaire avec les autres outils proposés par SetInUp

Dès l’intervention réalisée, le service facturation entre en jeu. Il envoie le compte-rendu d’intervention, sa facture et si nécessaire le devis des travaux complémentaires proposés. Bien entendu, la signature du client figure sur le rapport.

Avec un outil de gestion des interventions dématérialisé, vous présentez le meilleur de votre entreprise, augmenter la satisfaction client et proposez à vos équipes un outil performant, fiable et professionnel.

Avec SetInUp, la gestion d’interventions est un jeu d’enfant !

L’automatisation est essentielle pour SetInUp. Vous gérez différents types de contrats de maintenance ? Avec SetInUp, honorez chacun de vos engagements et facturez selon les conditions définies dans le contrats. Offrez à vos clients, les services d’une entreprise sérieuse et fiable.

Saviez-vous que SetInUp vous aide aussi à gérer votre parc matériel ? Fini la location d’une grue superflue, cessez d’immobiliser un chariot élévateur. Vous savez qui utilise votre matériel, quand et pendant combien de temps !